⚙️ Primeiros Passos

Configurações iniciais — prepare o Chatys para seu negócio

9 min de leitura Atualizado em Jan 2025

Antes de começar a atender clientes no Chatys, vale dedicar 15 a 20 minutos para configurar a plataforma corretamente. As configurações iniciais garantem que o sistema saiba quem é a sua empresa, em qual fuso horário ela opera, quais são os horários de atendimento e como responder automaticamente quando sua equipe não estiver disponível. Um setup bem feito economiza tempo e evita problemas no futuro.

Quem pode fazer essas configurações: As configurações descritas neste artigo são acessíveis apenas para usuários com perfil Administrador. Se você não encontrar os menus mencionados, solicite ao Admin da conta que realize as configurações ou ajuste seu nível de acesso.

Dados da empresa e identidade visual

O primeiro passo é cadastrar as informações básicas da sua empresa. Essas informações aparecem em diversas partes da plataforma — nos relatórios, nas faturas emitidas e na identificação da conta para seus agentes.

Tela de ajustes e configurações gerais do Chatys

Tela de Ajustes do Chatys — acesse pelo menu lateral para configurar todos os dados da empresa e preferências globais.

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No menu lateral esquerdo, clique em Ajustes (ícone de engrenagem, geralmente ao final do menu).
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Na seção Empresa, preencha o Nome da Empresa — este nome aparece nos relatórios, nas notificações da equipe e nos e-mails de fatura.
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Clique em Carregar Logo para enviar a logomarca da empresa. Formatos aceitos: PNG, JPG ou SVG. Tamanho recomendado: 200x200 pixels ou superior, fundo transparente para melhor resultado.
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Defina a Cor de Destaque da empresa clicando no seletor de cor. Esta cor é usada em elementos visuais da plataforma e no chat widget incorporado ao site.
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Preencha o Site, E-mail de contato e CNPJ da empresa — necessários para a emissão correta de notas fiscais eletrônicas.
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Clique em Salvar alterações para aplicar as configurações.
Dica sobre o logo: Use uma imagem com fundo transparente (PNG) para que o logo se integre melhor ao visual da plataforma tanto no tema claro quanto no tema escuro. Evite logos com muito texto pequeno, pois eles ficam ilegíveis em tamanhos reduzidos.

Fuso horário e horário de atendimento

O fuso horário correto é crítico para que os horários das conversas, os relatórios de TMA e as mensagens automáticas de "fora do horário" funcionem corretamente. Esta configuração afeta toda a conta — todos os agentes verão os horários com base no fuso configurado aqui.

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Em Ajustes → Empresa, localize o campo Fuso Horário.
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Selecione o fuso correto no dropdown. Para a maioria das empresas brasileiras: America/Sao_Paulo (UTC-3, com ajuste para horário de verão). Para Manaus: America/Manaus. Para Belém: America/Belem.
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Em seguida, configure o Horário de Atendimento. Clique em "Definir horário" e marque os dias da semana em que sua equipe atende.
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Para cada dia ativo, defina o horário de início e horário de término. Você pode ter horários diferentes por dia — por exemplo, horário reduzido aos sábados.
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Ative a opção "Mostrar status de disponibilidade" para que o chat widget no seu site exiba se a equipe está online ou offline no momento da visita.
Atenção: Se o fuso horário estiver configurado errado, os relatórios de TMA e TMR ficarão incorretos e as mensagens de "fora do horário" podem ser disparadas no momento errado. Verifique sempre a configuração após datas de mudança de horário de verão.

Mensagem de boas-vindas automática

A mensagem de boas-vindas é enviada automaticamente para todo novo contato que inicia uma conversa pela primeira vez. Ela é a primeira impressão da sua empresa no WhatsApp — faça com que seja acolhedora, informativa e represente bem sua marca.

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Acesse Ajustes → Mensagens Automáticas.
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Localize a seção Mensagem de Boas-vindas e ative o toggle para habilitar o envio automático.
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Digite a mensagem no campo de texto. Você pode usar variáveis dinâmicas que são preenchidas automaticamente:
{{nome}} — Nome do contato (se disponível)
{{empresa}} — Nome da sua empresa
{{agente}} — Nome do agente atribuído à conversa
{{hora}} — Hora atual no fuso configurado
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Defina o gatilho de envio: "Apenas para novos contatos" (primeira mensagem de alguém que nunca conversou antes) ou "Para todo início de conversa" (inclusive retornos).
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Configure também a Mensagem Fora do Horário — enviada quando alguém manda mensagem fora do horário de atendimento configurado. Inclua a previsão de quando será atendido: "Olá {{nome}}! Recebemos sua mensagem. Nossa equipe retornará em {{horario_abertura}}."
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Clique em Salvar e use o botão "Testar mensagem" para receber um exemplo no seu WhatsApp e verificar como ficará para o cliente.
Mensagem de boas-vindas eficiente: Inclua o nome da empresa, informe o tempo médio de resposta e ofereça opções de menu rápido. Exemplo: "Olá {{nome}}! Sou o assistente virtual da {{empresa}}. Como posso te ajudar? Digite: 1 para Suporte, 2 para Vendas, 3 para Financeiro." Combine com um fluxo de automação para tratar as respostas.

Criando departamentos

Departamentos no Chatys são grupos que organizam sua equipe por área de atuação. Criar departamentos permite rotear conversas automaticamente para o time correto — seja Suporte, Vendas ou Financeiro — sem intervenção manual.

Tela de gerenciamento de equipe do Chatys com lista de agentes e departamentos

Módulo de Equipe — gerencie agentes, defina departamentos e controle o acesso de cada membro.

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Acesse Equipe no menu lateral e clique na aba Departamentos.
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Clique em "+ Novo Departamento" no canto superior direito.
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Preencha o Nome do Departamento (ex: "Suporte Técnico"), uma Descrição opcional e selecione uma Cor de identificação que aparecerá no inbox para fácil reconhecimento.
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Em Agentes do Departamento, selecione quais membros da equipe fazem parte deste departamento. Um agente pode pertencer a múltiplos departamentos.
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Configure a Regra de Distribuição: Round-robin (distribui igualmente entre os agentes disponíveis) ou Menor carga (prioriza o agente com menos conversas abertas).
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Salve e repita o processo para criar todos os departamentos necessários. Exemplos típicos: Suporte, Vendas, Financeiro, Pós-venda, RH (uso interno).
Roteamento por departamento: Após criar os departamentos, você pode configurar fluxos de automação que perguntam ao cliente qual área deseja acessar e direcionam a conversa automaticamente. Consulte o artigo Introdução às Automações para ver como criar este tipo de fluxo de triagem.

Personalizando sua marca (Minha Marca)

O módulo "Minha Marca" permite personalizar completamente a aparência do chat widget que pode ser incorporado ao seu site ou landing page. Com esta funcionalidade, o chat terá a identidade visual da sua empresa e não parecerá um produto genérico.

Módulo Minha Marca do Chatys com opções de personalização visual do chat widget

Minha Marca — personalize cores, logo, saudação e comportamento do chat widget para seu site.

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No menu lateral, acesse Ajustes → Minha Marca.
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Configure o Nome do Assistente que aparecerá no widget — pode ser o nome da empresa, o nome do produto ou um nome fictício para o assistente virtual (ex: "Ana da TechStore").
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Faça o upload do Avatar do Assistente — a foto ou ícone que aparecerá no canto inferior do site. Recomendado: imagem quadrada 200x200px.
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Defina a Cor Principal do widget (botão de abertura, cabeçalho do chat). Utilize a cor da identidade visual da sua marca para manter consistência.
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Escreva a Mensagem de Saudação que aparece quando o visitante abre o widget — deve ser convidativa e específica: "Oi! Como posso ajudar você com [produto/serviço] hoje?"
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Copie o Código de Incorporação (snippet JavaScript) exibido ao final da página e cole antes do fechamento da tag </body> no HTML do seu site.

Ajustes avançados da plataforma

Após as configurações básicas, explore os ajustes avançados que controlam comportamentos automáticos da plataforma e afetam a experiência de toda a equipe no dia a dia.

  • Encerramento automático por inatividade: Configure o sistema para encerrar automaticamente conversas onde o cliente ficou sem responder por X horas ou dias. Acesse Ajustes → Automações Globais → Encerramento por inatividade. Defina o tempo (ex: 48 horas) e a mensagem de aviso enviada antes do encerramento.
  • Notificações globais da conta: Defina quais tipos de eventos geram notificações para todos os agentes por padrão. Configurações individuais de cada agente sobrepõem as globais. Consulte o artigo Configurar notificações para detalhes.
  • Limite de conversas por agente: Em Ajustes → Equipe → Distribuição, você pode definir o número máximo de conversas abertas que cada agente pode ter simultaneamente. Ao atingir o limite, novas conversas não são atribuídas a esse agente até que ele encerre algumas.
  • Campos personalizados de contato: Em Ajustes → CRM → Campos Personalizados, crie campos extras para armazenar informações específicas do seu negócio em cada contato (ex: "Número do Pedido", "Segmento", "Data de Aniversário").
  • Respostas rápidas globais: Em Ajustes → Respostas Rápidas, crie templates de resposta que ficam disponíveis para todos os agentes. Cada agente também pode criar suas próprias respostas rápidas pessoais.
  • Integração com webhook: Configure um endpoint de webhook para receber notificações em tempo real sobre eventos da plataforma (nova conversa, conversa encerrada, mensagem recebida) no seu sistema externo.
Checklist completo de setup: Dados da empresa preenchidos, logo carregado, fuso horário correto, horário de atendimento definido, mensagem de boas-vindas ativa, mensagem fora do horário ativa, pelo menos um canal de WhatsApp conectado, pelo menos um agente convidado e departamentos criados. Com estes itens concluídos, sua conta está pronta para produção.

Casos de uso — como aplicar no seu negócio

Veja como empresas de diferentes segmentos configuram o Chatys para refletir sua estrutura e garantir que cada mensagem chegue ao lugar certo:

🛍️ E-commerce e lojas online

Uma loja de eletrônicos cria três departamentos logo na configuração inicial: "Suporte" (para trocas e devoluções), "Vendas" (para novos pedidos e dúvidas de produto) e "Financeiro" (para cobranças e boletos). Cada departamento tem seus próprios agentes. Quando um cliente envia "quero fazer uma troca", a automação de triagem identifica a palavra-chave e direciona direto para o Suporte — sem o cliente precisar repetir o problema para agentes diferentes.

Prática recomendada: Crie os departamentos antes de convidar os agentes — assim você já associa cada pessoa ao departamento correto no momento do convite, evitando retrabalho de realocação depois.

🏥 Clínicas e saúde

Uma clínica veterinária configura o horário de atendimento como segunda a sexta das 8h às 18h, e sábado das 8h às 13h. Fora desses horários, a mensagem automática avisa: "Olá! Nossa equipe retorna segunda-feira às 8h. Para emergências, ligue para (11) 9999-9999." O fuso horário configurado como America/Sao_Paulo garante que a mensagem de "fora do horário" nunca seja enviada no momento errado para clientes em São Paulo.

🏠 Imobiliárias e construtoras

Uma imobiliária com 5 corretores configura a mensagem de boas-vindas personalizada: "Olá {{nome}}! Sou a Ana, consultora da XYZ Imóveis. Vi que você entrou em contato — em até 15 minutos um de nossos especialistas vai te atender pessoalmente. Enquanto isso, qual tipo de imóvel você está buscando?" Essa mensagem, combinada com a foto real da corretor no perfil, aumenta significativamente a taxa de resposta dos leads recém-chegados.

🍕 Restaurantes e delivery

Um restaurante configura o horário de funcionamento das 11h às 23h. Pedidos enviados após as 23h recebem automaticamente: "Recebemos seu pedido! Abrimos amanhã às 11h e vamos te atender assim que possível. Quer ver nosso cardápio de amanhã?" Isso evita que o dono precise responder mensagens tarde da noite e ainda mantém o cliente engajado para o próximo dia.

💼 Redes de franquias

Uma rede de franquias de curso de idiomas configura cada unidade com seu próprio nome e logo específico (ex: "English Way — Unidade Moema") em vez do nome genérico da rede. Cada franqueado gerencia sua conta com identidade da unidade, mas o franqueador tem visibilidade de todas as configurações via acesso Admin centralizado. Os clientes sentem que estão falando com a unidade local, não com uma central distante.

Melhores práticas de configuração inicial:
  • Configure o fuso horário ANTES de criar qualquer fluxo de automação — um fuso errado faz as mensagens automáticas dispararem nos horários errados
  • Crie os departamentos desde o início, mesmo que sua equipe seja pequena — é muito mais difícil reorganizar conversas ativas depois
  • A mensagem de boas-vindas deve ter um CTA claro: peça ao cliente que descreva o motivo do contato ou ofereça um menu numerado para facilitar o roteamento automático

Solução de problemas comuns

  • Mensagem de boas-vindas não está sendo enviada: Verifique se o toggle de "Mensagem de Boas-vindas" está ativo (azul) e não apenas salvo. Confira também se o canal de WhatsApp está conectado — mensagens automáticas só funcionam com o canal ativo e autenticado. Se configurou para "apenas novos contatos", teste com um número que nunca enviou mensagem antes para a conta.
  • Departamentos não aparecem na atribuição de conversas: Após criar um departamento, é necessário adicionar pelo menos um agente a ele. Departamentos vazios não aparecem nas opções de atribuição. Acesse Equipe → Departamentos → edite o departamento e adicione agentes.
  • O logo da empresa não carrega ou aparece distorcido: Verifique se o arquivo não excede 2 MB (limite padrão de upload). Formatos aceitos são JPG, PNG e SVG — GIF e WEBP não são suportados na logo da empresa. Para melhor resultado, use PNG com proporção quadrada (1:1) e resolução mínima de 200x200 pixels.
  • O chat widget não aparece no meu site após instalar o código: Confirme que o snippet foi colado imediatamente antes da tag </body> e não dentro de um bloco de comentário HTML. Verifique no console do navegador (F12) se há erros de JavaScript. Se usar plataformas como Wix ou Squarespace, use a área de "Custom HTML/JavaScript" específica de cada plataforma.
  • O fuso horário foi alterado mas os relatórios ainda mostram hora errada: Após alterar o fuso horário, faça logout e login novamente para que as configurações sejam aplicadas à sua sessão. Dados históricos não são retroativamente recalculados — o novo fuso se aplica apenas a dados gerados após a alteração.

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